-B> =>2>AB8
 
КАРТА САЙТА


Поиск по сайту
  

 

 

 

 

 

 

М. П. Васильченко
М. П. Васильченко
Стаття
Васильченко М. М. Трансформаційні процеси функціонування архіву в сучасному соціально-комунікаційному середовищі [Текст] / М. М. Васильченко // Вісник Харківської державної академії культури : зб. наук. пр. Вип. 30 / Харк. держ. акад. культури ; відп. ред. В. М. Шейко. – Х. : ХДАК, 2010. – C. 166–173. – Бібліогр. 9 назв.
див. тут....
.
 

Стаття
Л. П. Семененко
" Відбір видань у процесі комплектування
бібліотеки вищого навчального закладу"
див. тут
......

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


СТАТИСТИКА ВІДВІДУВАНЬ







 

 

 

 

 

 

 

 

ЕЛЕКТРОННА БІБЛІОТЕКА ХАРКІВСЬКОЇ ДЕРЖАВНОЇ АКАДЕМІЇ КУЛЬТУРИ
ВСІ ПРАВА ЗАХИЩЕНІ - ALL RIGHTS ARE PROTECTED-
ВСЕ ПРАВА ЗАЩИЩЕНЫ

Управление библиотечными фондами:
теоретические основы
      Оптимальное функционирование и развитие библиотек требуют качественного и оперативного управления их деятельностью. Для этого необходимы не только знания и опыт, приобретенные вместе со специальностью библиотечно-информационного работника, историка, филолога и т. д., но и понимание основ теории управления, широкая осведомленность во многих отраслях знания.
     Управление библиотечным фондом – это целенаправленный вид деятельности, необходимый для полноценного формирования, сохранности и эффективности использования фондов. Как известно, Ю. В. Григорьев рассматривал управление как составную часть формирования библиотечного фонда [6]. Составители ГОСТ 7.26-80 [7] правомерно вывели «управление» из процесса «формирования библиотечного фонда», т. к. эти понятия разноуровневые, с различными подпроцессами формирования библиотечного фонда (учетом, научной и технической обработкой, размещением, расстановкой, хранением, сохранностью, охраной).
     Тем не менее, в дальнейшем часть исследователей снова начали включать «управление» в состав «формирования библиотечного фонда». Например, В. И. Терешин в [11] привел схему «формирования библиотечного фонда», одобренную кафедрой документных ресурсов МГУКИ, где управление занимает последнее, восьмое место в этом цикле (1 – моделирование, 2 – комплектование, 3 – учет, 4 – обработка (техническая и научная), 5 – размещение в фондохранилищах (по отделам, на полках), 6 – хранение, 7 – использование и 8 – управление). Анализ такого подхода изложен нами в [5]. Даже в ГОСТ РФ [8] приведена такая структура формирования библиотечного фонда: комплектование – организация – исключение – управление фондом.
      Ясно, что процессами комплектования, обработки, хранения и т. д. необходимо управлять, т. е. управление в таком понимании не может вписываться или ограничиваться рамками формирования библиотечных фондов.
      Сосредоточим внимание непосредственно на управлении библиотечными фондами. На наш взгляд, его можно представить в виде схемы:



      В окружающем мире существует материя, т. е. явления, события, вещи и т. д., им присущи определенные свойства, которые проявляются в отношениях. Одним из важных типов таких отношений (связей) являются законы. Закон – необходимое, существенное, устойчивое, повторяющееся отношение между явлениями в природе и в обществе [10]. Знание законов, особенностей их проявления в реальных житейских ситуациях, в управлении теми или иными общественными процессами, в том числе и библиотечными фондами, – залог успешной деятельности библиотеки.
     Проявление ряда законов в библиотеке, в частности в библиотечном фондоведении, рассмотрено нами в [1–4]. Это – законы циркуляции, единство и борьба противоположностей, переход количественных изменений в качественные, отрицания отрицания, соответствия разнообразия управляющей системы разнообразию управляемого объекта, а также – пропорциональности, композиции, наименьших, онтогенеза, синергии, информированности, единства анализа и синтеза, самосохранения.
      Закон пропорциональности предполагает определенное соотношение между составляющими библиотеки – соответствующие количественные показатели между элементами библиотечного фонда по таким параметрам, как содержание по отраслям знания, видам документов, языковым, хронологическим и другим аспектам.
      Закон композиции отражает необходимость согласования разнообразных целей библиотеки, имеющих определенную иерархию (главная цель, основные цели, цели второго, третьего уровня и т. д.).
      Закон наименьших выражается в многообразии минимальных составляющих библиотеки, от которых зависят успешное функционирование, структурная устойчивость как социальной организации и перспективы развития библиотеки (финансирование, кадры, минимальные параметры температуры, относительной влажности воздуха, документообеспеченности и т. д.).
      Закон онтогенеза предопределяет, что библиотека, как и другие социальные организации, проходит такие фазы, - как появление, становление, расцвет, возможное видоизменение, а иногда угасание и закрытие.
     Закон синергии в библиотечном деле условно можно рассматривать в двух аспектах. Первый – при котором сумма свойств организованного целого не равна арифметической сумме свойств каждого его элементов в отдельности, а иногда и меньше в силу различных негативных проявлений. И второй – при котором сумма свойств объединенного целого при хорошем потенциале, умелом управлении, профессиональном кадровом обеспечении и т. п. превышает суммарную мощность ранее самостоятельных структур (например, успешно работающие ЦБС).
     Закон информированности предполагает, что одним из главных связующих компонентов библиотеки является упорядочение информации, создание информационных систем, способных интегрироваться в европейское и мировое пространство.
      Закон единства анализа и синтеза направлен на рассмотрение библиотеки в диалектическом единстве процессов структуризации, разделения, специализации, детализации, т. е. анализа с обратными процессами соединения, универсализации, укрупнения, другими словами – синтеза.
       Закон самосохранения гласит, что каждая материальная система (библиотека, издательство, коллектив, семья) стремится выжить, сохранить себя и, как правило, использует для достижения этого весь свой потенциал.
 Для успешного управления библиотечными фондами необходимо знание не только общенаучных законов, но и законов и нормативных актов, принимаемых высшим законодательным органом государственной власти. Это – законы о библиотечном деле, об информации, научно-технической информации, об инновационной деятельности, культуре и т. д. Они определяют не только стратегию развития той или иной отрасли или группы смежных отраслей, но и намечают правовые, экономические, организационные пути их реализации.
     Управленцам необходимо также знание ряда закономерностей, т.е. действий, проявляющихся в виде тенденций, из которых складывается основная линия развития, без учета множества случайностей и отклонений, через которые необходимость пробивает себе дорогу. Например, при исследовании роста фонда публичных библиотек за 15–20 и более лет мы можем обнаружить тенденцию постоянного увеличения БФ. Она может выражаться например в росте на 1,9–2,1%. С помощью таких повторяющихся, существенных показателей мы можем увидеть закономерность – за каждое пятилетие рост библиотечного фонда составляет в среднем 2%. Это дает возможность прогнозировать развитие фонда, планировать строительство фондохранилищ с учетом подобной закономерности, размещать и обновлять оборудование и т. д.
     Можно назвать и такую очевидную тенденцию, как спрос потребителей на определенные учебные документы в школьных и вузовских библиотеках в те или иные периоды в зависимости от программ обучения. А поскольку такая тенденция объективно существует и постоянно повторяется, то она становится закономерностью и используется работниками библиотек для формирования, сохранности, использования фонда учебной, справочной литературы и иных документов.
     Кроме законов и закономерностей руководитель библиотеки должен знать, понимать и руководствоваться в своей практике принципами управления, т. е. основными положениями, правилами и нормами поведения, которые способствуют достижению целей. В Законе Украины «О Концепции государственной политики в отрасли культуры на 2005–2007 годы» указано, что государственная политика в области культуры основывается на ряде принципов.
     Принцип прозрачности и публичности предполагает проводить государственную политику в области культуры публично, в соответствии с решениями органов государственной власти и органов государственного и местного самоуправления, которые доводятся до сведения граждан через органы массовой информации.
      Принцип демократичности  предусматривает участие в разработке, реализации и контроле за выполнением государственной политики всех субъектов деятельности в сфере культуры. (В советский период этот принцип назывался демократическим централизмом; централизм или централизованное руководство библиотечным делом осуществлялось путем подготовки и принятия законов, положений, инструкций и других руководящих материалов и контроля за ходом и итогами их реализации. Демократический характер проявлялся в целесообразном распределении между уровнями управления подлежащих решению задач, делегировании ряда полномочий вышестоящих органов на места, самостоятельном решении местных проблем, привлечении общественности к решению управленческих задач через различного рода советы и т. д.).
     Принцип деидеологизованности и толерантности – государственная политика в области культуры формируется с учетом плюралистических идеологических критериев, отражающих общечеловеческие ценности, закрепленные в Конституции Украины.
     Принцип системности и эффективности гласит, что государственная политика в области культуры есть неотъемлемая составляющая общей государственной политики, направленной на обеспечение стабильного развития Украины.
     Принцип инновационности дает возможность субъектам государственной политики в области культуры содействовать разработке, внедрению и реализации новых форм и методов деятельности в сфере культуры и искусства.
     Принцип плановости управления в условиях рыночной экономики также не потерял своего значения. Программно-целевой метод в планировании предполагает создание целевых программ по сложным, наиболее актуальным проблемам развития, сохранности и использования библиотечных фондов. Наличие таких программ (проектов) по основным направлениям библиотечно-информационной деятельности предоставляет возможность создания системы управления через проекты.
Известно, что для управления сложными системами (а библиотечные фонды – именно такая система) необходимо выделять простые части и управлять этими частями. Такое разделение целого на составляющие и управление ими принято называть принципом декомпозиции. Итак, когда существуют отдельные части (проекты), ответственные руководители проектов и команда профессионалов – членов группы управления проектами из различных сфер библиотечно-информационной деятельности – цели будут достигнуты.
     Поскольку библиотеки в стране созданы по отраслевому признаку, а расположены на соответствующей географической территории, то одним из принципов управления библиотечными фондами является принцип сочетания отраслевого и территориального управления. Соблюдение этого принципа предполагает четкое выполнение как программ, задач и указаний руководящего отраслевого органа, так и требований органов местного самоуправления, которые являются хозяевами земельных участков, энергетических, водных и иных ресурсов. Эта работа требует четкого взаимодействия различных органов власти и управления, координации, кооперации, централизации учреждений культуры, образования, науки, ряда других организаций и предприятий, а также создания межведомственных механизмов их функционирования, общегосударственных информационных систем, совершенствования нормативно-правовой базы с целью ускоренного развития информационного общества в стране.
     Принцип сочетания единоначалия и коллегиальности. Руководители библиотек по большинству текущих, оперативных проблем единолично принимают решения в рамках своих компетенций и в соответствии с существующим законодательством. Такие решения являются быстрыми, как правило, бескомпромиссными. Но бывает ряд сложных вопросов, требующих привлечения ведущих специалистов, представителей общественности для оптимального решения возникших проблем. Для этого создаются межведомственные советы, внутрибиблиотечные советы, проводятся производственные совещания, заседания (совещания) при директоре и т. д. Коллегиальное обсуждение дает возможность всесторонне увидеть проблему, наметить пути ее решения и принять коллективное, иногда компромиссное решение. Но в таком решении должно быть четко установлена ответственность каждого специалиста за выполнение точно определенного задания.
      Можно назвать еще ряд требований, критериев (в некоторых публикациях они также названы принципами): прозрачность, открытость, гласность; своевременность; справедливость; компетентность; профессионализм; ответственность; надежность и возможность прогнозирования; результативность ; и эффективность; экономность и эффективное > использование средств; неангажированность, политический нейтралитет; принятие решений на основании качественной информации; уважение, внимание к пользователю, готовность помочь; исправление состояния дел, т. е. внимание к замечаниям и предложениям; максимальное удовлетворение пожеланий пользователей и др.
     Естественно, принципы содержат в себе те ключевые положения, на основе которых развиваются взаимоотношения как внутри библиотеки, так и за ее пределами, а также ведущие правила об эффективном и прозрачном управлении библиотекой, в частности библиотечными фондами. Тот факт, что принципы управления часто не являются нормативно-правовыми актами, а содержат положения рекомендательного характера и рассчитаны на добровольное использование, не уменьшает их ценности. Управление базируется на законах, но этические правила высоконравственного поведения и общения как в библиотеке, так и за ее пределами не установлены законом – они вырабатывались поколениями и фиксировались в общественном сознании не менее жестко, чем закон. Как свидетельствует история человечества, несоблюдение этических правил имело больше негативных последствий по сравнению с нарушением закона.
     В теории и практике управления библиотечными фондами функции управления занимают одно из ведущих мест, поскольку они раскрывают сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях функционирования библиотеки.
     Система функций управления – это комплекс взаимосвязанных во времени и пространстве видов деятельности, осуществляемых субъектом управления при целенаправленном воздействии на тот или иной объект, связанный с библиотечными фондами. Функции управления необходимо рассматривать с учетом следующих признаков:
–особенностей самого процесса управления, т. е. выделение в нем этапов, особенностей, присущих управлению как явлению;
–самого процесса формирования, сохранности и использования библиотечного фонда, направленности управления на конкретные элементы технологического процесса, сферы или объекты библиотечной деятельности (комплектование, обработка, размещение и т. д.).
     
В силу этого выделяются основные (общие) и специфические (конкретные) функции управления. К числу основных или общих функций управления библиотечными фондами относятся: прогнозирование (моделирование), планирование, организация, регулирование (координирование, корректировка), контроль. При их реализации создается различная управленческая документация, которая обеспечивает выполнение функций управления.
     Прогнозирование или моделирование позволяет формировать варианты возможного или желаемого развития и использования библиотечных фондов. При реализации этой функции управления появляются проекты или программы. Например, в Украине в 1999 г. была разработана «Программа сохранности библиотечных и архивных фондов на период до 2005 года», в 2002 г. – «Программа пополнения библиотечных фондов на период до 2005 года».
     Планирование основывается на прогнозировании, конкретизирует отдельные цели и направления, устраняя расхождения между прогнозным вариантом и действительным состоянием системы библиотечных фондов. Это фиксируется в перспективных, оперативных, тематико-типологических планах комплектования библиотек.
     Выполнение планов необходимо организовать, т. е. библиотечный работник должен предпринять действие, обеспечивающее целенаправленное, обусловленное планом или управленческим решением взаимодействие всех элементов, вовлеченных в производственный процесс. Такого рода организующее действие библиотечного работника и составляет субъективную характеристику функции организации. Сущность этой функции состоит в организационном обеспечении выполнения решений, создании гибкой системы коммуникаций, без которой невозможно достичь целостной системы библиотечных фондов и их использования, эффективного взаимоотношения ее компонентов, целесообразного отношения координации и субординации между ними.
     При функционировании различных систем, в том числе и библиотечных фондов, иногда возникают отклонения от запланированных мероприятий, количественных и качественных показателей развития и использования библиотечных фондов. Поэтому возникает необходимость в разработке мер по регулированию взаимодействия элементов библиотечных фондов в тех или иных условиях. Регулирование, как и планирование, четко подразделяется на две стадии: выбор управляющих регулирующих воздействий, наиболее целесообразных в каждой конкретной ситуации; доведение до сведения конкретных ответственных лиц и исполнителей информации о назначении, содержании и порядке осуществления выбранных регулирующих воздействий. Эффективность реализации функции регулирования зависит, в первую очередь, от того, в какой степени лица, в обязанности которых входит регулирование состояния, развития и использования фондов, осведомлены об истинном положении дел в подразделениях библиотеки.
     Важнейшим средством обеспечения такой осведомленности является контроль и аналитическая оценка деятельности управляемого подразделения. Необходимость контроля обусловлена тем, что дела могут идти не так, как хотелось бы. Цель контроля состоит в выявлении на раннем этапе неблагоприятного развития событий, с тем чтобы руководитель мог скорректировать план, провести реорганизацию, дать новые указания, усилить свое воздействие на мотивы трудового поведения и преодолеть любую из возникших проблем.
     В рассмотренных общих функциях управления библиотечными фондами имеются специфические особенности, доминирующие признаки, которые определяют их особое место в процессе управления. Но вместе с тем, в каждой функции заложены и точки соприкосновения, точки связи с другими функциями. Так, прогнозирование и планирование осуществляется в определенных организационных формах, определенном порядке разработки проектных, программных, плановых показателей – элемент организации в моделировании (прогнозировании) и планировании; при планировании и прогнозировании мероприятий и количественных параметров они увязываются с другими показателями различных отделов библиотеки и даже за ее пределами – элемент координации в прогнозировании и планировании; обеспечивается прогрессивный характер прогнозируемых и планируемых показателей – элемент активизации, стимулирования. В ходе реализации запланированных мероприятий учитываются и устраняются отклонения от желаемых показателей – элемент регулирования и контроля.
     Основные функции являются общими для любых процессов управления (библиотеками, архивами, фирмами и т. д.).
     Конкретные функции управления присущи конкретным элементам системы управления библиотечными фондами. Основным вопросом при классификации конкретных функций управления является выделение структурно обособленных стадий, этапов или объектов процесса управления. В основе выделения объектов управления должна лежать специфическая совместная производственная деятельность работников библиотеки по формированию, сохранности и использованию библиотечных фондов.
     Исходя из этого, можно выделить ряд конкретных функций управления библиотечными фондами: комплектование библиотеки разнообразными документами; научная и техническая обработка; индивидуальный, суммарный, регистрационный учет; расстановка и размещение; хранение, включая сохранность; использование потребителями документов; исключение из библиотечного фонда документов.
     Одной из конкретных функций библиотеки в целом является методическая функция, в реализации которой принимают участие не только работники методических отделов, но и специалисты структурных подразделений, занимающиеся комплектованием, обработкой, хранением и использованием библиотечных фондов.
    По содержанию каждая конкретная функция управления библиотечными фондами является комплексной и включает в себя общие функции: прогнозирование (моделирование), планирование, организацию, регулирование, контроль.
     В управляющей системе создается и организационная структура управления – неотъемлемый атрибут всех реально существующих систем, в том числе и библиотек. Она придает им целостность и является одним из важных показателей организации.
Существуют, в основном, три типа организационных структур управления: линейная, функциональная и линейно-функциональная или смешанная.
     Сущность линейной формы связи в системе управления состоит в том, что во главе коллектива библиотеки (как правило, небольшой) стоит один руководитель. Подчиненные выполняют распоряжения только своего руководителя. В этом случае они получают непротиворечивые указания, несут полную ответственность за результаты работы, т. е. реализуется принцип единства распорядительства. К недостаткам линейной формы связи в структуре управления можно отнести то, что руководитель библиотеки должен обладать разносторонними, если не исчерпывающими знаниями по всему комплексу библиотечно-информационной работы, но если встречается такой профессионал, то минус сразу же становится плюсом.
Схематически линейное управление можно изобразить следующим образом:


     Функциональная форма связей в структуре управления библиотекой повышает эффективность ее работы за счет участия в управлении квалифицированных специалистов, досконально знающих функциональные участки и способных подготовить обоснованные управленческие решения. Это разгружает руководителя от детального знания всех участков библиотечной работы. Такая форма связи относительно легко реагирует на потребности практики путем создания новых функциональных отделов, секторов, групп.
     У функциональных руководителей, однако, иногда наблюдается склонность переоценивать значение своего отдела и в связи с этим горизонтальные связи в библиотеке (отдел комплектования – отдел обработки – научно-исследовательский отдел и т. д.) могут быть слабее, нежели вертикальные (директор – заместитель директора -заведующие отделами).
    Схема функциональной формы связи:
Схема функциональной формы связи:

     При линейно-функциональной форме связи у руководителя появляется своего рода штаб, состоящий из заместителей директора, заведующих функциональными отделами, секторами, отдельных специалистов, с помощью которых решаются стратегические задачи.
       Кроме того, линейно-функциональная форма связи в структуре управления библиотекой предполагает создание специальных советов, групп и комиссий (совет при директоре, совет по комплектованию, методический совет, редакционный совет, социологическая группа, аттестационная комиссия и т. д.), в которых руководители вместе с ведущими специалистами и экспертами могут согласовывать свои действия и решения. Но важно при этом не впадать в крайности, не допускать искусственного расширения аппарата управления, а следовательно, неоправданного увеличения расходов, отрыва аппарата управления от реальной действительности и т. д. Схема линейно-функциональной или штабной структуры управления:

      Следует отметить, что стратегия определяет не только структуру библиотеки, но и организационную структуру управления. Это означает, что структура библиотеки и структура аппарата управления должны быть такими, чтобы обеспечить реализацию стратегии. С течением времени стратегия может измениться, следовательно, могут понадобиться соответствующие изменения и в организационной структуре управления.
       Принципы – основополагающие начала методов управления библиотечными фондами. Методы – это способы осуществления управленческой деятельности, в результате которых достигаются цели, поставленные перед библиотекой. Методы управления выступают в качестве способов реализации принципов. Они многообразны, не детерминированы, многоаспектны, видоизменяются в зависимости от конкретной ситуации, времени принятия и реализации, личности руководителя, использующего тот или иной метод и т. д.
      Остановимся на некоторых из них. Чаще всего применяется так называемый опытный метод, т. е. использование накопленного опыта в управлении, обращение к решениям, принятым ранее в аналогичных или подобных ситуациях. Так, мы обращаемся к публикациям видных библиотековедов прошлого, обогащаясь их опытом, и иногда замечаем, что многие их идеи, мысли звучат современно. Восточная мудрость гласит, что у человека есть три пути к истине: путь размышления – самый благородный, путь подражания – самый легкий, путь личного опыта – самый трудный. Очень важно использовать разнообразные методы, даже целую систему методов, для достижения поставленных целей.
      Среди экономических методов можно назвать балансовый и нормативный. Балансовый метод связывает возможности ресурсного (финансового, кадрового, технического и др.) обеспечения библиотеки с программными целями.
     Нормативный метод заключается в разработке и реализации научно-обоснованных показателей на технологические операции по формированию, сохранности и использованию библиотечных фондов (подробнее см.: Васильченко Н.П. Методы управления библиотечным фондом // Научные и технические библиотеки СССР. - 1988. - № 9. - С. 17-19).
      Одним из методов управления библиотечным фондом является вторичный отбор, т.к. при изучении фонда принимается решение о регулировании фонда (списании, докомплектовании, увеличении, уменьшении экземплярности и т. д.), его количественных и качественных изменениях (см.: Васильченко Н.П. Управление системой библиотечных фондов: вопросы терминологии // Научные и технические библиотеки СССР. – 1987. – № 5. – С. 10).
      Среди общенаучных методов, кроме анкетирования, интервьюирования, опроса экспертов, традиционной дискуссии, «мозговой атаки» и ряда других можно назвать метод экстраполяции. Суть его заключается в том, что тенденции, зафиксированные в прошлом, продолжают проявляться и в настоящем времени, например, постоянное увеличение фонда на относительно стабильный показатель, количественные параметры использования тех или иных фондов, прирост пользователей библиотеки и т. д. Использование этого метода позволяет прогнозировать и планировать развитие фонда и его использования.
      Естественно, что наиболее главное в управлении – это кадровое обеспечение. Для того чтобы работники библиотек могли и стремились обеспечить высокое качество библиотечно-информационных процессов, они должны иметь: четкую информацию о том, что и как делать; мотивацию к повышению качества своей работы; соответствующую квалификацию и трудовые навыки; возможность непрерывно обучаться новым приемам труда, создавать команду, заинтересованную в высоком результате труда. Команда – это тщательно сформированный, хорошо управляемый, самоорганизующийся коллектив, быстро и эффективно реагирующий на любые изменения рабочей ситуации, решающий все задачи как единое целое.
      Кроме того, в сфере управления должно быть выработано четкое правовое поле, разработаны конкретные и понятные правила поведения всех участников процесса.
     Разработано большое количество требований и к руководителям, выделим главные из них:

  • уметь эффективно управлять собой и своим временем;
  • определить свои личные ценности;
  • четко наметить как цели выполняемой работы, так и собственные цели;
  • постоянно поддерживать собственный рост и развитие;
  • решать проблемы быстро и эффективно;
  • гибко реагировать на изменение ситуации;
  • использовать навыки влияния на окружающих, не прибегая к прямым приказам;
  • осваивать новые управленческие приемы в отношении своих подчиненных;
  • эффективно использовать человеческие ресурсы;
  • помогать другим в быстром изучении новых методов и практических навыков;
  • уметь создавать и совершенствовать группы, способные быстро становится изобретательными и результативными в работе.

      Если говорить о технике управления, то необходимо подчеркнуть, что качественное управление должно сопровождаться переходом на новые технологии, на создание необходимой технической и технологической инфраструктуры, электронных информационных ресурсов в библиотеках, что должно способствовать обеспечению полного и постоянного доступа населения к достижениям науки, техники, технологии, культуры и искусства. А это, в свою очередь, требует создания в электронной форме библиотечных, архивных, музейных и других фондов, формирования соответствующих информационно-библиотечных и информационно-поисковых систем по экономической, научно-технической, социальной, национально-культурной сферам, охране окружающей среды и т. д. в соответствии со стандартами и техническим регламентом, общегосударственными и локальными классификаторами и справочниками.
      Для принятия объективного управленческого решения необходима достоверная, полная, своевременная, качественная информация, ведь управление – это процесс обработки информации. Именно в широком распространении информационных технологий, «науки об информации» видится в перспективе фундамент быстрого и успешного развития автоматизированных систем управления и управления проектами.
      Процесс управления библиотечными фондами реализуется через управленческие решения. Разработка решений представляет собой совокупность последовательно повторяющихся действий, складывающихся из отдельных этапов, процедур, операций.
     Обобщая различные варианты процесса принятия решений, можно предложить схемы распределения операций в процессе управления, которые представлены в таблицах 1 и 2.
     При решении больших проблем, особенно в крупных библиотеках, вариантами решений занимаются группы специалистов, которые и представляют руководителю рекомендации, обоснованные соответствующими расчетами. Решение обычно принимает тот, кто несет за него непосредственную ответственность. При этом учитываются и такие факторы, как престиж руководителя и библиотеки, восприятие решений подчиненными, время.
     Управление библиотекой и библиотечными фондами должно, прежде всего, работать на стратегию, А стратегия представляет собой всестороннюю комплексную программу, нацеленную на осуществление миссии библиотеки и достижение ее целей, Основная цель библиотеки – четко выраженная причина ее существования, ее миссия – реализация прав граждан на библиотечное обслуживание, обеспечение доступности к информации и культурных ценностей, которые собираются, сохраняются и предоставляются во временное пользование абонентам библиотеки. А другие цели или подцели вырабатываются для осуществления этой миссии. Такими целями или основными направлениями библиотечной деятельности являются: формирование, сохранность документально-информационных ресурсов и библиотечное обслуживание.
       Если подходить к управлению библиотекой и системами библиотек с методологической и организационной сторон, то сегодня необходимо создавать систему управления через проекты. Известно, что для управления сложными системами часто используют принцип декомпозиции («разделяй и властвуй»), т. е. выделение, кроме главных, простых, более детальных составляющих и руководство ими, например, формированием библиотечного фонда, его сохранностью и использованием. Поэтому, кроме стратегических программ, следует создавать текущие программы. Как уже подчеркивалось, когда созданы отдельные части (проекты), имеются ответственные за их выполнение руководители и команда профессионалов, членов группы управления такими проектами, цель будет достигнута.

ЦЕЛЬ
СИТУАЦИЯ
ПРОБЛЕМА
РЕШЕНИЕ
   
Таблица 1
Этапы и стадии
Состав операций
Условия успешного выполнения
Целеполагание Определение цели
Формулирование цели
Корректировка цели

Уровень научного развития, квалификация кадров
Учет законов, закономерностей и принципов управления
Система интересов
Количество и ценность информации

Информационная работа Накопление информации
Хранение информации
Обработка информации
Поиск информации
Передача информации
Объем информации
Ценность информации
Возможности информационной системы Автоматизация обработки
Аналитическая работа
Расчет показателей
Оценка параметров
Создание графиков
Анализ

Методы анализа
Квалификация работников
Автоматизация расчетов и логических операций

Выбор вариантов действий (разработка и обоснование решений) Нахождение вариантов действий Определение критериев выбора Сопоставление вариантов Выбор методов управления Организационное оформление решения Принятие решения Методика разработки
Опыт и квалификация руководителя
Организационные формы разработки
Целевые установки
Использование современной техники
Стиль управления
Организационно - практическая работа
Доведения решения до исполнителей
Разъяснение и уточнение решений
Распределение задания
Наделение полномочиями (по необходимости)
Контроль исполнения
Тип организации
Дисциплина
Социально-психологический климат
Авторитет руководителя
Уровень сознания

   
Таблица 2
Этапы
Содержание работ
Исполнители
Постановка задачи Формулировка цели и условий ее достижения Вышестоящий орган, руководители библиотеки
Обоснование управленческого решения
Проработка альтернатив достижения цели
Функциональные подразделения аппарата управления
Принятие управленческого решения Обсуждение вариантов решения, проверка ресурсного обеспечения вариантов, выбор решения Руководители библиотеки совместно с функциональными подразделениями
Организация выполнения решения Доведение до исполнителей, контроль за исполнением, координация и регулирование, оценка и стимулирование Линейные руководители, функциональные органы
Оценка результатов выполнения решения Анализ и выявление результатов Линейные руководители  

       Управление остается одной из главных составляющих успешного решения поставленных задач во всех отраслях народного хозяйства, в том числе и в библиотечно-информационной сфере. Как ни парадоксально, на фоне существующей безработицы чувствуется кадровый голод на действительно квалифицированных специалистов, знающих теорию, технологию, технику, организацию производства и способных по-современному работать.
       Так, коллегия Счетной палаты Украины недавно рассмотрела результаты аудита использования средств государственного бюджета, выделенных Министерству культуры и туризма Украины на библиотечное дело в 2005–2006 гг. и в первом полугодии 2007 года. Выяснилось, что сеть библиотек за период 2002–2006 гг. сократилась на 515 единиц, списание документов в 1,3 раза превышает поступления. Министерство не владеет полной информацией о выполнении задач, определенных общегосударственными программами, не осуществляет необходимый контроль за библиотеками. В результате неверных управленческих решений имеются случаи нарушения законодательства при использовании бюджетных средств, не достигнуты провозглашенные принципы функционирования библиотечной отрасли [5].
      Знание теоретико-методологических и организационно-экономических основ управления – насущная и постоянная задача для всех руководителей.

Список использованной литературы
1. Васильченко Н. П. Библиотека: законы функционирования // Вестник Библиотечной Ассамблеи Евразии. – 2006. - № 4. - С. 60-64.
2. Он же. Закон соответствия разнообразия управляющей системы разнообразию управляемого объекта // Библиотечное дело – 2005: Деятельность библиотек и развитие информационной культуры общества. Материалы Десятой междунар. науч. конф. (Москва, 20–22 апреля 2005 г.). - М., 2005. - С. 192.
3. Он же. Философские законы в библиотечном фондоведении // Библиотечное дело 2004: Всеобщая доступность информации. Материалы Девятой международной научной конференции (Москва, 22–24 апреля 2004 г.). – М., 2004.- С. 113-114.
4. Он же. Закон циркуляции в библиотечно-информационной сфере // Библиотечное дело – 2003: Гуманитарные и технологические аспекты развития. Материалы Восьмой междунар. науч. конф. (Москва, 24–25 апреля 2003 г.). - М., 2003. - С. 7-8.
5. Он же. Формирование библиотечных фондов // Научные и технические библиотеки. – 1996. – № 5. – С. 22-27.
6. Григорьев Ю.В. Теоретические основы формирования библиотечных фондов: учеб. пособие / Ю.В. Григорьев. - М., 1973. - С. 47.
7. ГОСТ 7.26-80. Библиотечное дело: Основные термины и определения.
8. ГОСТ 7.76-96 РФ. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения.
9. Кепські справи українських бібліотек // Уряд, кур'єр. – 2007. – 11 жовтня.
10. Советский энциклопедический словарь. – М., 1979. - С. 452.
11. Терешин В.И. Библиотечный фонд: учебник / В.И. Терешин. – 2-е изд. – М., 2000. – 200 с.

Н. П. Васильченко
Вестник Библиотечной Ассамблеи Евразии
2009 №1, – C . 44–52

Электронная копия © Ядрова Г.В.

ПРИ ЦИТУВАННІ ПОСИЛАННЯ НА ДРУКОВАНІ ТА ЕЛЕКТРОННІ ДЖЕРЕЛА ОБОВ'ЯЗКОВА
REFERENCE TO THE PUBLISHED ELECTRONIC RESOURCE IS NECESSARY DURING QUOTING
ПРИ ЦИТИРОВАНИИ ССЫЛКА НА ПЕЧАТНЫЙ И ЭЛЕКТРОННЫЙ ИСТОЧНИК ОБЯЗАТЕЛЬНА
 
 

     
Виставлено 21 травня 2011 р., поповнено 2 липня 2011 р.
 
© Бібліотека Харківської державної академії культури